Geração Automática de Documentos

Para usar a criação automática de documentos você deverá seguir os seguintes passos:

1) Escolher o tipo de documento que quer utilizar como base já existente no sistema ou cadastrado por você como um arquivo do tipo rtf utilizando as variáveis do sistema.

Caso exista no sistema algum documento próximo ao que você necessita, você deverá retirar as informações que não deseja, acrescentar as que deseja, alterar o texto da forma necessária e salvar com outro nome preservando a forma original. Procure utilizar a pasta "Pasta de instalação na máquina principal"/Arquivos/Cartas sempre que salvar um documento com suas alterações.

IMPORTANTE: Para conhecer o formato dos documentos já existentes abra os documentos na pasta de instalação\ Arquivos\Cartas;

O documento abaixo é uma ficha de recadastramento vazia que será preenchida com os dados dos membros substituindo as variáveis que se encontram entre os sinais de "<" e ">".

2) Escolher os parâmetros que aparecerão dependendo do tipo de documento escolhido. O parâmetro abaixo se refere ao culto onde houve batismos e é utilizado nos tipos de documento relacionados com certificados de batimo.

3) Escolher o perfil dos destinatários na tela de parâmetros de pessoas e o tipo de saída ("Imprimir" ou "Salvar" arquivo para posterior impressão) e se a pasta contendo os arquivos criados deverá ser aberta ao final da criação do documento, clicando no botão "Ok" ao final.

4) Permitir ou não a avaliação das variáveis não preenchidas no sistema.

Você deve permitir sempre que for necessário que todas as variáveis estejam preenchidas no documento final para todos os destinatários existentes. Imagine uma situação em que o usuário deveria receber uma carta de aniversariante contendo a data de seu aniversário ("Parabéns pelo dia 19 de janeiro. Nesta data...") e esta informação estaja vazia no sistema. Ele receberia algo do tipo "Parabéns pelo dia. Nesta data...", o que não seria nada bom...Porém, haverá alguns casos em que o próprio usuário deverá preencher alguns campos que estiverem vazios, como é o caso de fichas de recadastramento. Neste caso, não faz sentido haver uma checagem das informações preenchidas porque o documento deverá mostrar os espaços para preenchimento quando a informação não existir.

Se for realizada esta checagem e não forem encontradas algum(s) informação(ões), o sistema emitirá uma mensagem.

Em seguida será mostrada uma tela contendo as informações não encontradas e você poderá copiá-las para um documento para posterior procura e cadastramento destas informações no sistema.

Ao final do processo, dependendo das escolhas do usuário, o LOUVADEUS enviará os documentos diretamente para a impressão ou abrirá a pasta "Temp" para que os documentos possam ser visualizados e impressos posteriormente.

O documento abaixo é uma ficha de recadastramento preenchida com os dados de um dos membros selecionados no processo de filtragem.

É recomendável que os documentos que não serão mais usados após a impressão sejam excluídos e aqueles que poderão ser utilizados no futuro sejam armazenados em outra pasta criada pelo usuário que poderá (caso queira incluí-la no backup do sistema) ou não ser criada abaixo da pasta "Cartas".

IMPORTANTE: o processo de criação de documentos é demorado porque o sistema precisa checar a existência de mais de 150 variáveis, procurando no banco de dados o valor correspondente que irá substituí-las. Desta forma, é interessante realizar a geração por partes, por exemplo, apenas para nomes que iniciam com determinada letra, ou por faixas etárias, etc.